VERMIETUNG September 2018 | InHerford auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. 10 Hierzu gehören neben dem Namen und den Adressdaten z. B. auch das Geburtsdatum, der Familienstand, Bankdaten, Verbrauchsdaten etc. Werden solche Daten automatisiert oder auch nicht automatisiert verarbeitet, müssen die Vorgaben der DSGVO beachtet werden. Die Vorschriften greifen daher nicht nur, wenn Sie die Daten Ihres Mieters oder Mietinteressenten auf Ihrem Computer speichern, sondern gelten auch bei Benutzung eines Kopierers, eines Scanners, und auch dann, wenn Sie Ihre handschriftlichen oder anderweitigen Aufzeichnungen in Ordnern ablegen. Grundsatz der Datensparsamkeit und Zweckbindung Vereinfacht gesagt soll die DSGVO dazu dienen, umfangreiches und missbräuchliches Datensammeln zu verhindern und jeder Person die Möglichkeit geben, über die eigenen persönlichen Daten und deren Verwendung frei zu bestimmen, soweit und solange deren Erfassung und Speicherung nicht aus besonderen Gründen erforderlich oder sogar vorgeschrieben ist. Vor jeder Datenerfassung ist ein konkreter Zweck zu ermitteln und es dürfen nur so viele Daten erhoben und gespeichert werden, wie tatsächlich erforderlich sind. Auch private Vermieter dürfen daher bei der Mietersuche, anlässlich des Mietvertragsabschlusses, während und nach Ende des Mietverhältnisses stets nur die Daten von Mietinteressenten oder Mietern erheben und speichern, die gerade zu dieser Zeit benötigt werden und darüber hinaus keine Daten „hamstern“, die vielleicht irgendwann einmal von Belang sein könnten. Nach Wegfall des Zwecks bzw. nach Ablauf bestimmter Fristen sind die Daten zu löschen. Rechtsgrundlage erforderlich Außerdem ist eine Datenerhebung, Speicherung/Ablage und Weitergabe nur dann zulässig, wenn sie auf einer konkreten Rechtsgrundlage erfolgt. Nach Art. 6 der DSGVO können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn • die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist und die Person, deren Daten verarbeitet werden, Vertragspartner ist oder werden soll (Vertragserfüllung) oder • die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des verantwortlichen Vermieters oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht schutzwürdige Interessen der Person, deren Daten verarbeitet werden, überwiegen (berechtigte Interessen) oder • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des verantwortlichen Vermieters erforderlich ist (Rechtspflicht) oder • die Person, deren Daten verarbeitet werden soll, der Verarbeitung zugestimmt hat (Einwilligung) Daten bei Mietersuche und Mietvertrag Aus Gründen der Datenminimierung sollten bei der ersten Kontaktaufnahme mit einem Mietinteressenten nur der Name und dessen direkte Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, eventuell Handy oder E-Mail) erfragt werden. Mehr wird im Regelfall vor einer Besichtigung nicht benötigt. Wenn aber die Wohnung aktuell noch vermietet ist und jeder Besichtigungstermin mit dem jetzigen Mieter abgestimmt werden muss oder aber die Wohnung aufgrund ihrer Ausstattung nur für bestimmte Mieter geeignet ist, können auch schon im ersten Gespräch weitere Daten aufgrund eines berechtigten Interesses des Vermieters erfragt werden. So können Sie die Anzahl der Besichtigungstermine und damit die Belastung für den aktuellen Mieter möglichst gering halten und von vornherein unsinnige Besichtigungen vermeiden. In diesen Fällen kann es sinnvoll und erforderlich sein, z. B. die Anzahl der einziehenden Familienmitglieder oder Daten zur Bonität (Mieterselbstauskunft) zu erfassen. Diese persönlichen Daten sollten anderenfalls erst nach der Besichtigung erhoben werden, wenn der Interessent die Wohnung weiterhin anmieten möchte und für Sie ernsthaft als Mieter in Betracht kommt. Ist der richtige Mieter gefunden, werden für den Abschluss des Mietvertrages weitere Daten erhoben, wie z. B. Kontodaten für den Mieteinzug per Sepa-Lastschrift und zur Identifizierung im Bedarfsfall auch das Geburtsdatum. Rechtsgrundlage für diese Datenerhebung ist der Aspekt „Vertragserfüllung“. Datenverarbeitung während des Mietverhältnisses Auch während eines Mietverhältnisses verarbeiten Sie als Vermieter Daten Ihrer Mieter, z. B. wenn Sie Kontaktdaten an von Ihnen beauftragte Handwerker, an die von Ihnen beauftragte Hausverwaltung oder an Ihren Steuer- oder Rechtsberater weitergeben. Die hierfür erforderliche Rechtsgrundlage ergibt sich unter dem Aspekt der Vertragserfüllung und je nach konkreter Gestaltung auch unter dem Aspekt des berechtigten Interesses. Vorsorglich sollten Sie als Vermieter den beauftragten Dritten aber verpflichten, die Daten Ihrer Mieter nur in dem Rahmen zu verarbeiten, zu dessen Zweck diese übermittelt wurden. Auch der von Ihnen beauftragte Messdienstleister, der die Kalt- und Warmwasserzähler abliest und hieraus eine Abrechnung für Sie erstellt, verarbeitet Daten im Rechtssinne. Dies dient ebenfalls der Vertragserfüllung, da Sie mietvertraglich zur Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet sind. Weil bei der Verbrauchserfassung durch einen Messdienstleister regelmäßig allein der Vermieter über die Verarbeitungszwecke und -mittel entscheidet, handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, sodass Sie mit dem Messdienstleister einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen müssen. Ein entsprechendes Formular stellen Ihnen die Messdienstleister erfahrungsgemäß zur Verfügung. BauSachverständigenBüro für Wasser- und Feuchteschäden + Schimmelpilze M I C H A E L G R Ü B E L Meister im Holz- und Bautenschutz staatl. gepr. Betriebswirt öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger der Handwerkskammer OWL zu Bielefeld für das Bautentrocknungs-Gewerbe freier Sachverständiger für Holz- und Bautenschutz • Wasser- und Feuchteschäden an Gebäuden • Bauwerksabdichtungen • Holzzerstörende Pilze + Insekten • Bautrocknung • Schimmelpilze Tel. (05 21) 8 97 32 47 · Fax. (05 21) 8 97 33 30 E-Mail: info@Gruebel-SV.de · www.Gruebel-SV.de
VHWG-September2018-Web
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